Fem steg till bättre samarbete

Screen Shot 2018-02-07 at 10.13.27
Siri Helles artikel publicerades först i Modern Psykologi 9/2017. Illustration: Graham Samuels.

Syftet med en team debrief är att utveckla arbetssättet. Genom att tala ut om era misstag blir samarbetet i gruppen bättre.

”Så här har vi alltid gjort.” Har du hört den förut? Inte nog med att det är en signal som kan skicka kalla kårar längs med ryggraden om att det här är en miljö där tiden står stilla. Det kan också vara spiken i kistan för en organisation i det tjugoförsta århundradet. I ett samhälle där det går allt fortare har det blivit viktigt att utvecklas, både för individer och organisationer. Att likt en gammal adelssläkt förlita sig på etablerade roller och traditioner är inte längre ett alternativ. I den här verkligheten söks det med ljus och lykta efter nya metoder för att bli mer lärande. Lösningen, enligt några av dagens ledande organisationsforskare, stavas team debrief.
Mycket av det vi gör sker i team, men ändå ligger fokus ofta på vår egen insats. Team debrief är ett sätt att reflektera i grupp som gör att vi lär av gamla misstag och växer tillsammans: Vad gjorde vi som borde upprepas? Om vi fick göra om projektet, vad skulle vi göra annorlunda? Hur kan vårt samarbete bli effektivare?
En team debrief är en typ av utvärderingsmöte inom teamet. Vad som skiljer en debrief från en vanlig utvärdering är att fokus inte ligger på att kartlägga resultaten, utan på att utveckla arbetssättet. Poängen är att förbättra samarbetet så att gruppen kan prestera bättre i liknande situationer i framtiden.
Den här typen av debriefing kommer ursprungligen från den amerikanska militären, som behövde en metod för att gå igenom sina insatser i efterhand, så att förbanden kunde lära av gamla misstag och bli mer samspelta. På senare år har den spridit sig även till managementvärlden, efter att det visat sig vilka effekter den kan ha på en helt vanlig arbetsgrupp. I en sammanställning av alla studier som gjorts på metoden, gjord av organisationsforskarna Scott Tannenbaum och Christopher Cerasoli, visade det sig att väl genomförda debriefs ökade arbetsgruppens prestation med 20–25 procent.


Annons: Prenumerera.jpg


Att vilja utvecklas och bli bättre på att samarbeta kan vem som helst ha nytta av – på jobbet, i korplaget, i föräldraföreningen eller trädgårdsklubben. Bara att få ihop vardagen med sambon kan ibland kräva ett ytterst målmedvetet lagarbete.
Team debrief går att använda i alla grupper som delar ett gemensamt mål. Boka in ett tillfälle då ni utvärderar hur ni arbetar. Det kan vara i samband med avslutningen av en uppgift eller ett arbets-pass, alternativt som en avstämningspunkt under ett pågående projekt. Diskutera hur ni arbetat hittills och vad ni skulle behöva ändra för att arbetet ska bli effektivare i framtiden. Som hjälp på vägen kommer här organisationsforskarnas bästa tips för hur ni håller en lyckad team debrief:

1. Ta er tid! När att göra-listan bara växer är det lätt att utvärderingen blir det som får stryka på foten, för att alla snabbt ska komma igång med nästa uppgift. Ändå är det då ni behöver den som mest. Är det något moment som inte tillför så mycket som ni skulle kunna stryka? Finns det något sätt för att avlasta varandra eller effektivisera arbetet? Ta er tid för debriefing. Det behöver inte heller vara ett timslångt möte. Studier visar att den genomsnittliga tiden för en debrief är 18 minuter. När det kommer till den nattliga avlösningen med sambon när minstingen inte vill somna kanske det räcker med en avstämning på 30 sekunder. Huvudsaken är att det blir av.

2. Fokusera på det som gjordes, inte den som gjorde det. Vad skulle du helst vilja höra? ”Det funkar inte när du är en sådan slarver” eller ”Det fördröjer mitt arbete när du skickar dokumenten efter utsatt tid.” Kom ihåg att fokus under en team debrief är att ni ska utvecklas inför framtiden. Vilka ni är går inte att ändra på (även om man ibland kunde önska det), däremot går det att ändra på vad ni gör. Genom att prata om handlingar och beteenden i stället för attityder och egenskaper blir det inte bara tydligare vad ni menar, det blir också en trevligare och mer konstruktiv stämning.

3. Säkra samtalsklimatet. För att kunna utvecklas måste vi erkänna att vi har brister, vilket inte alltid är det lättaste. Särskilt inte om vi måste göra det inför andra. Forskaren Amy Edmondson kunde i en studie av arbetsgrupper i fabriker se att upplevelsen av trygghet i teamet påverkade medlemmarnas lärande. De som kände sig trygga hade lättare för att be om hjälp, erkänna misstag och ta till sig återkoppling, något som på sikt ledde till utveckling för både individen och gruppen. För att lyckas med debriefen kan ni arbeta med att skapa ett snällt mötesklimat, där alla känner sig bekväma med att dela med sig av sina reflektioner. Enas kring att hålla en icke-dömande samtalston och uppmuntra den som vågar dela med sig av en egen åsikt eller ett misstag.

4. Använd en samtalsledare. Särskilt om ni är en större grupp kan det vara ett stöd att ha någon som leder samtalet, så att deltagarna kan lägga hela sin energi på att tänka och reflektera. Samtalsledaren kan vara en medlem i teamet, en chef eller någon utifrån som ser till att alla får komma till tals och att deltagarna håller sig till ämnet. Vid behov kan den ställa frågor, sammanfatta vad som blir sagt och viktigast av allt: Se till att mötet resulterar i lösningar.

5. Vem ska göra vad? Poängen med en team debrief är att klara liknande utmaningar bättre i framtiden. Det handlar lika lite om att hitta syndabockar som att ryggdunka varandra. Poängen är att gå därifrån med en plan för vad som ska göras annorlunda i framtiden. När ni har pratat igenom vilka problem ni stött på och hur ni ska hantera dem framöver, sammanfatta alltid slutsatserna i slutet av mötet. Vem ska göra vad? När och hur? Det är dessa regelbundna mini-utvecklingsplaner som gör team debrief till det kraftfulla verktyg det är.

Siri Helle är psykologkandidat, organisationskonsult på Psykologifabriken och mottagare av Lilla psykologpriset 2017. Läs mer om team debrief i boken Ensam eller stark: Åtta principer för framgångsrika team som hon skrivit tillsammans med bland andra Oskar Henrikson (Natur & Kultur). Boken vann priset Årets projektledarbok 2017. Artikeln publicerades först i Modern Psykologi 9/2017: Pappersutgåva | För skärm (Google play) | För skärm (Itunes) | Prenumerera  

 

1 Comment

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google+-foto

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

w

Ansluter till %s