Ta kontroll över din tid med Petra Brask
Vad är det som har hänt som gör att vi, trots alla tidsbesparande uppfinningar, som till exempel snabbmat och smarta mobiltelefoner, upplever att vi har mindre tid än någonsin? Utifrån sina erfarenheter av att hjälpa människor att handskas med tiden, både i Sverige och internationellt, delar effektivitetskonsulten Petra Brask med sig av de bästa tipsen för hur du kan få ut mer av dygnets timmar.
1. Fundera över hur du förvaltar din tid. Under vårt vardagsdygn sover vi i genomsnitt 7–8 timmar och arbetar 8–9 timmar. Vi ägnar oss åt vardagssysslor som att äta, tvätta, duscha etcetera i cirka 3 timmar. Resterande tid är personlig tid då vi till exempel utövar en hobby, tränar, reflekterar samt umgås med familj och vänner.
När äldre människor ser tillbaka och minns det som varit mest meningsfullt i livet är det ofta den personliga tiden de refererar till. Den är otroligt viktig för oss men har förändrats markant de senaste tio åren. Merparten av vår personliga tid tillbringar vi numera framför en skärm. När mina kursdeltagare berättar om sitt vardagsdygn är det ofta den personliga tiden de säger att de saknar. När de sedan mäter hur de fördelar sin tid inser de att de kan frigöra tid genom att exempelvis:
- Sätta mobilen på flygplansläge och lägga den i ett annat rum när de ska sova samt när de äter lunch och middag.
- Stänga av alla sociala medier när de är lediga och vill koppla av.
- Sätta mobilen på ljudlöst när de umgås med familj eller vänner.
2. Bli tidsrealist. Vår hjärna har svårt att uppskatta hur kort eller lång tid saker tar. Det är betydligt enklare att få lönen att räcka till för månadens utgifter än att få tiden att räcka till för månadens uppgifter. Vi kan få för oss att en uppgift som vi gör ofta tar ”ingen tid alls”. Vi glömmer alla steg som är involverade eller tror att vi får göra uppgiften under de bästa förutsättningarna. Är vi obotliga tidsoptimister kan vi behöva multiplicera tiden med pi för att hamna i närheten av verkligheten och skapa marginaler. Hjärnan gör tvärtom också. Den kan hitta på att en uppgift tar jättelång tid, så lång tid att det kommer dröja länge innan vi hittar den tiden i vår kalender. Det är helt enkelt aldrig rätt vecka för att städa bilen, göra reseräkningar eller se över pensionsförsäkringarna. Det hinner vi inte nu. Det vi egentligen menar är att det vill vi inte nu. Våra hjärnor förknippar dessa uppgifter med att vara svåra, tråkiga och kanske rent av obehagliga. Det finns hur många anledningar som helst för vår hjärna att bli direkt tidspessimistisk och skjuta upp saker.
3. Fokusera på en sak i taget. Effektivitet handlar inte om att springa fortare och göra mer, utan tvärtom om att stanna upp och rensa bort tankar på annat. Fokusera på en sak i taget. Var medveten om att de projekt som du är delaktig i tar timmar även utanför dem du bokar i kalendern – tid när du går och funderar och kommer på nya idéer. Som föreläsare har jag märkt att en föreläsningstimme tar mer än dubbelt så mycket energi som en timme på kontoret. Väldigt social tid behöver kompenseras med egen personlig tid. Timmar när vi är stilla behöver vägas upp med rörelse. Fri tid behövs som en omställningstid mellan bokningar för att få bättre balans.
4. Prioritera det som är viktigast i ditt liv. Alla betraktar vi vår tid som en värdefull resurs. Lika självklart som det är att göra budgetar för vår ekonomi, behöver vi betrakta vår tid på samma sätt. Prova att mäta din tid under en vecka för att ta reda på vad du egentligen lägger din tid på. Många gånger har vi mer tid än vi egentligen tror att vi har. Statistiken säger i alla fall att vi har tid att vara på sociala medier 6,5 timmar per dag. Fundera över om det är något du hellre skulle vilja göra med din tid.
5. Står det inte i kalendern så finns det inte. Boka in tid för dina viktigaste prioriteringar redan nu. När det står i din kalender är det större chans att din planering blir mer som du önskar. Och förstå att det kommer ske oförutsedda saker. Precis som vi har krockkuddar behöver vi ha tidskuddar – marginaler. Boka återkommande tid för viktiga saker som träning så att det blir en vana.
6. Säg nej och välj bort. Om du alltid säger ja till alla andra, vem är det då du säger nej till? Lova inte bort tid som du inte har råd att förlora. Tid för återhämtning, tid med dig själv och dina nära och kära förtjänar samma respekt som din arbetstid. Det gränslösa arbetet ställer höga krav på vår förmåga att ta in information, bearbeta och förädla den, fatta beslut och genomföra dem. Din förmåga att sätta gränser blir alltmer avgörande för din hälsa.
7. Börja med det viktigaste. Kan det ibland vara så att det du tänkt göra under dagen försvinner till förmån för det som trillar in i inkorgen eller på sociala medier? Vem som helst kan få tag på din e-postadress och din inkorg fylls på med bråttom och viktigt samt en hel del oväsentligheter. Se till att det är din planering som styr och börja varje dag med det som är viktigast medan din hjärna är pigg och utvilad.
8. Stäm av, utvärdera och reflektera. Stäm av andras förväntningar på dig. Var tydlig med vad du förväntar dig av din omgivning. Utvärdera din planering regelbundet. De timmar du har under en arbetsvecka ska rymma dina viktigaste arbetsuppgifter. Om du ständigt hamnar på minus och måste stjäla för mycket tid av din fritid för att få jobbet att gå ihop, behöver du reflektera över hur du förvaltar dina tillgångar.
Petra Brask är effektivitetskonsult sedan drygt 20 år och aktuell med boken Vem bestämmer över din tid? Konsten att frigöra tid och energi (Lava förlag 2017).
