Ta kommandot över din arbetsdag i 7 steg

Pomodoro
Pomodoro-tekniken innebär att sätta en timer och jobba i fokuserade arbetspass. Illustration Graham Samuels.

Stressigt på jobbet? Lite mycket som ska hinnas med innan semestern? Psykologiforskaren Alexander Rozental hjälper dig att hantera stressen och arbeta effektivt i 7 steg.

Arbetsuppgifterna hopar sig till högar på skrivbordet, telefonen plingar till stup i kvarten och inkorgen svämmar över av e-post. Om du känner igen scenen är du är inte ensam. Forskning visar nämligen att en vanlig kontorsanställd blir avbruten i jobbet ungefär var tolfte minut. Att det för varje avbrott dessutom tar uppemot en kvart att återgå till sin ursprungliga arbetstakt gör det svårt att någonsin prestera på topp. Utöver avbrotten äts allt mer av vår tid upp av att vi tvingas hantera stora mängder inkommande information, förväntas vara tillgängliga dygnet runt och sysselsätta oss med flera uppgifter parallellt. Men genom att själv återta kontrollen över din agenda så kan du göra din moderna arbetsdag mindre hektisk. Med hjälp av följande tips kan du lättare hantera stressen på jobbet – och få mer gjort på mindre tid.

1. Arbeta när du är på topp. Anpassa dina dagar efter din biologiska klocka. En stor del av befolkningen är morgonmänniskor, till följd av biologiska, sociala och kulturella faktorer. Andra av oss fungerar däremot bättre senare på dygnet. Forskning visar dock att morgon- och kvällsmänniskor presterar lika bra, så länge de får jobba när de själva fungerar som bäst. Kontorstiderna kan vi kanske inte rå över, men däremot hur vi förlägger våra uppgifter. Komplexa och krävande saker bör utföras när vi är som piggast, medan mer rutinartade åtaganden hellre bör förläggas då vi börjar känna oss trötta.

2. Ta regelbundna pauser. De flesta av oss går ut alltför hårt när vi ska ta itu med en uppgift. I stället för att ta regelbundna pauser lurar vi oss själva att tro att det är bättre att fortsätta tills vi är helt klara. Efter ungefär 90 minuter orkar dock inte vår hjärna att behålla fokus längre, och risken är då stor att vi gör mindre arbete på mer tid. Precis som en muskel vi tränar på gymmet behöver hjärnan återhämtning. Det kan således vara en god idé att sträcka på benen emellanåt och ägna sig åt något annat än enbart arbete, till exempel att ta en frukt, fylla på med kaffe eller prata med en kollega. Ju svårare uppgifter vi ägnar oss åt desto fler pauser behöver vi. Därför kan det vara smart att ha som regel att vila i några minuter varje timme.

3. Jobba i fokuserade arbetspass. Få saker har en sådan positiv inverkan på vår produktivitet som att vara helt och hållet koncentrerad på något. I dagens informationstäta samhälle blir vi dock ständigt avbrutna av saker som vi upplever att vi behöver ta itu med. Facebook, e-post och Instagram stjäl vår uppmärksamhet och gör att vi får allt mindre gjort under arbetstid. Genom att ta bort alla distraktioner, be om att få jobba ostört samt sätta en timer blir det lättare att bibehålla fokus och fullfölja sina uppgifter. Ett annat namn för denna strategi är Pomodoro-tekniken, uppkallad efter en tomatformad äggklocka (pomodoro = tomat på italienska). Exakt hur långt ett arbetspass bör vara är däremot individuellt och beror på vad som ska göras. En bra riktlinje är att arbeta en halvtimme i taget, varefter det kan vara smart att ta en kort paus innan det är dags för nästa fokuserade arbetspass.

4. Använd dig av utvalda arbetsplatser. Rutiner gör susen för vår produktivitet tack vare att det ökar förutsägbarheten i vardagen. Genom att lära hjärnan att associera vissa situationer med en viss aktivitet blir det enklare att komma igång med rätt sak på rätt plats, samtidigt som det minskar utrymmet för ursäkter och undanflykter. Om du vet med dig att du fungerar bäst vid ditt skrivbord är det förmodligen där du ska ta itu med dina arbetsuppgifter. Om du däremot är mest kreativ på ett kafé eller bibliotek kan du utnyttja dessa platser för att komma på dina bästa idéer. Särskilt utvalda arbetsplatser kan även göra susen för dig som studerar, jobbar hemifrån eller ofta tar med arbetet hem – försök i så stor utsträckning som möjligt att hålla hemmet fritt från saker som påminner om jobbet eller din utbildning. Det gör det lättare för kroppen att varva ner när du kommer hem.

5. Stäng av din smartphone. Ett enkelt och effektivt knep för att bli mer produktiv på jobbet handlar om att stänga av sin smartphone. Få saker får oss att behålla vår koncentration så bra som att strypa inflödet av information. Att sätta egna gränser för när du är anträffbar innebär dock inte att du måste gå miste om saker som händer eller ge upp den moderna teknikens fördelar. Däremot blir det lättare att sätta din egen agenda och hantera din tid. Forskning visar att personer som själva väljer när och hur de går att nå inte bara presterar bättre och är mer produktiva, de mår dessutom bättre psykiskt. Orsaken stavas återhämtning eftersom de blir mindre stressade av notiser och själva kan reglera var jobbet slutar och fritiden börjar. Om det känns alltför drastiskt att stänga av din smartphone i perioder – varför inte börja med att stänga av alla notiser och sätta telefonen på ljudlöst medan du jobbar?

6. Gör en sak i taget. Multitasking, parallellarbete och att ha många bollar i luften – de flesta av oss har någon gång ägnat oss åt det, och ofta tror vi att vi får mer gjort om vi har mycket på gång samtidigt. Problemet är bara att vår hjärna inte är skapad för att dela sin uppmärksamhet mellan två eller flera komplicerade uppgifter. Att prata i telefonen och stryka en skjorta kan gå an (även om det kan vara nog så svårt!), men så fort vi ska utföra flera saker som kräver stor koncentration går det ofta åt skogen – antingen blir den ena eller båda av våra uppgifter lidande. Därför är det alltid bättre att göra en sak i taget. Om du har många olika saker som behöver slutföras kan det därmed vara en god idé att utnyttja dina fokuserade arbetspass för en uppgift i taget. Dessutom gör detta att vi mår bättre och slipper känna oss tomma i huvudet efter en arbetsdag.

7. Sätt rätt mål. De flesta människor kan sätta upp mål för sig själva, men få kan göra det på rätt sätt. Mål som är vaga eller abstrakta tenderar att skjutas på framtiden, vilket leder till mer stress och mindre arbete. Mål ska vara så specifika som möjligt för att minska vårt handlingsutrymme – ju tydligare de är desto svårare att slinka undan. Mål får inte heller vara för stora eftersom det hämmar vår problemlösningsförmåga och gör oss handlingsförlamade. Börja därför alltid med att skapa konkreta mål som du sedan bryter ner i mindre delar. Det gör det enklare att ta sig an varje enskild del och i slutänden får du mer gjort än om du enbart hade haft ett enda mål att jobba mot.

Alexander Rozental är legitimerad psykolog och doktorand i psykologi vid Stockholms universitet. Han är medförfattare till boken Dansa på deadline: Uppskjutandets psykologi (Natur & Kultur 2014).

 Den här artikeln publicerades först i Modern Psykologi 9/2014: Pappersutgåva | För skärm. 

 

1 Comment

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+-foto

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s